ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ
ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ
  Ana Sayfa  |     ÜBYS  |     Telefon Rehberi  |     E-Posta   
                         
ARÜ Hakkında
|
Yönetim
|
Birimler
|
Öğrenci
|
E-Servisler
XKapat


Önceki Sayfa : Çıldır Meslek Yüksekokulu - İdari
Görev Tanımları

MÜDÜR

  • Yüksekokulu en üst düzeyde temsil etmek,
  • Yüksekokul kurullarına başkanlık etmek, yüksekokul kurullarının kararlarını uygulamak ve yüksekokul birimleri arasında düzenli çalışmayı sağlamak,
  • Her öğretim yılı sonunda ve istendiğinde yüksekokulun genel durumu ve işleyişi hakkında rektöre rapor vermek,  
  • Yüksekokulun ödenek ve kadro ihtiyaçlarını gerekçesi ile birlikte rektörlüğe bildirmek,
  • Yüksekokul bütçesi ile ilgili öneriyi Yüksekokul Yönetim Kurulunun da görüşünü aldıktan sonra rektörlüğe sunmak,
  • Yüksekokulun birimleri ve her düzeydeki personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak,
  • Öğretim faaliyetleri ile bilimsel araştırma ve yayın faaliyetlerinin düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
  • Yüksekokul ve bağlı birimlerinin öğretim kapasitesinin rasyonel bir şekilde kullanılmasını ve geliştirilmesini sağlamak,
  • Harcama yetkilisi olarak, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun, tüzük ve yönetmelikler ile diğer mevzuata uygun olmasını, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak,
  • Güvenlik ve tasarruf tedbirlerinin alınmasını sağlamak,
  • Kanun ve yönetmeliklerle kendisine verilen diğer görevleri yapmaktır. Müdür; bütün faaliyetlerin gözetim ve denetiminin yapılmasında, takip ve kontrol edilmesinde ve sonuçlarının alınmasında rektöre karşı birinci derecede sorumludur.

MÜDÜR YARDIMCISI (İdari İşler)

  • Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda müdürlüğe vekâlet etmek,
  • Yüksekokul Kurulu ve Yüksekokul Yönetim Kurulu kararlarını kontrol etmek ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak,
  • Ders ücret formlarının düzenlenmesini sağlamak ve kontrol etmek,
  • Yüksekokul web sayfası ve sosyal medya sorumluları ile eş güdüm içerisinde çalışarak web sayfasının güncel tutulmasını sağlamak ve sosyal medya hesaplarını denetlemek,
  • Her türlü burs işlemleri ile ilgilenmek, bunlar için kurulacak komisyonlara başkanlık yapmak,
  • Öğrencilerin sportif ve kültürel etkinlikler kapsamındaki izinlerini değerlendirmek ve ilgili birimler tarafından gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamak,
  • Derslerin yürütülmesinde gerekli araç, gereç ve ihtiyaçların belirlenmesi ve teminini sağlamak.
  • Yüksekokulun stratejik planını, yıllık idari faaliyet raporlarını ve iç kontrol uyum eylem planını hazırlanmasını ve konuyla ilgili denetimin ilgili birimlere sunulmasını sağlamak,
  • Akademik ve idari personelin atanma, görev süresinin uzatılması, kadro, izin, rapor ve diğer özlük haklarını izlemek,
  • Teknik hizmetleri denetlemek,
  • Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak
  • Birimin tüm sevk ve idaresinde müdüre birinci derecede yardımcı olmak, bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

MÜDÜR YARDIMCISI (Akademik İşler)

  • Müdürün görevi başında bulunmadığı zamanlarda müdürlüğe vekâlet etmek,
  • Yüksekokul ders ve sınav program koordinatörü ile eş güdüm içerisinde çalışarak programların hazırlanmasını, otomasyon sistemine işlenmesini ve öğretim elemanları ile öğrencilere duyurulmasını sağlamak,
  • Her eğitim-öğretim dönemi başında zorunlu dersler bölüm başkanlığından ve üniversitenin diğer birimlerinden 13/b’ye göre yüksekokulda görevlendirilmesi talep edilecek öğretim elemanları için gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak,
  • Üniversitenin diğer birimleri tarafından yüksekokuldan talep edilen öğretim elemanlarının görevlendirilmesi işlemlerini ilgili bölüm başkanlıkları ile koordinasyon halinde yürütülmesini ve gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak,
  • Öğrenci sorunlarını dinlemek ve çözüme kavuşturmak,
  • Yatay geçiş, dikey geçiş, çift anadal, yandal, yabancı öğrenci kabulü ile ilgili çalışmaların takibini yapmak, programların düzenlenmesini sağlamak,
  • Yüksekokul erasmus ve farabi koordinatörü ile eş güdüm içerisinde çalışarak bu programlardan yararlanmak isteyen öğrencilere yardımcı olmak, bölümlerde gerekli koordinasyonu sağlamak,
  • Derslerin ve sınavların zamanında yapılmasını, derslik, laboratuvar ve atölyelerin etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak,
  • Öğrenci ders kayıtlarının ve danışmanlık hizmetlerinin yürütülmesini ve işleyişini denetlemek,
  • Öğrencilerin kayıt dondurma ve mazeret sınav isteklerini değerlendirmek ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
  • Öğrencilerin ders uyumu, muafiyeti ve stajları ile ilgili komisyonlara başkanlık etmek,
  • Öğrenciler tarafından sınav sonuçlarına yapılan itirazların değerlendirilmesini ve sonuçlandırılmasını sağlamak,
  • Birimin tüm sevk ve idaresinde müdüre birinci derecede yardımcı olmak, bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

BÖLÜM BAŞKANI

  • Bölümdeki eğitim ve öğretim faaliyetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
  • Akademik bölüm kurulunun başkanı olarak kurul toplantılarını düzenlemek,
  • Bölümü ile müdürlük arasındaki koordinasyonu sağlamak,
  • Bölüm personelinin izin taleplerini değerlendirmek ve sağlık raporlarını takip etmek,
  • Ek ders ve sınav ücret çizelgelerinin zamanında ve doğru bir biçimde hazırlanmasını sağlamak,
  • Bölüm ihtiyaçlarını müdürlüğe yazılı olarak rapor etmek,
  • Öğrenci sorunlarını dinlemek ve çözüme kavuşturmak,
  • Ders kayıtlarının ve danışmanlık hizmetlerinin sağlıklı yürütülebilmesi için gerekli düzenlemeleri yapmak,
  • Derslerin ve sınavların zamanında yapılmasını, derslik, laboratuvar ve atölyelerin etkin bir şekilde kullanılmasını sağlamak,
  • Yüksekokul ders ve sınav program koordinatörü ve ilgili müdür yardımcısı ile koordinasyon içerisinde çalışarak programların hazırlanmasını, otomasyon sistemine işlenmesini ve öğretim elemanları ile öğrencilere duyurulmasını sağlamak,
  • Bölümle ilgili otomasyon işlemlerini (ders kaydı, not girişleri, yoklama girişleri, ders içerikleri, erasmus, yatay geçiş, dikey geçiş, burs konuları) izlemek ve sürekliliğini sağlamak,
  • Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

YÜKSEKOKUL SEKRETERİ

  • Yüksekokulun idari personeli üzerinde genel gözetim ve denetim görevini yapmak, eğitilmelerini sağlamak.
  • Yüksekokuldaki idari birimlerin mevzuata uygun, verimli ve düzenli çalışmasını sağlamak.
  • İdari personelin izinlerini planlamak ve sağlık raporlarını takip etmek,
  • Yüksekokul personelinin özlük haklarına ilişkin uygulamaları takip etmek. Personelin özlük dosyalarının oluşumunu ve korunmasını sağlamak,
  • Yüksekokul idari teşkilatında görevlendirilecek personel hakkında Müdüre öneride bulunmak,
  • Resmi evrakları tasdik etmek, gelen ve giden evrakların teslim alınması ve arşivlenmesini sağlamak,
  • Yüksekokulun üniversite içi ve dışı bütün yazışmalarını yürütmek ve takip etmek, müdürün imzasına sunulacak olan yazıları paraflamak,
  • Akademik genel kurul, yüksekokul kurulu ve yüksekokul yönetim kurulu gündemini hazırlamak ve ilgililere duyurmak, oya katılmaksızın raportörlüğünü yapmak, karar ve tutanaklarını hazırlamak ve uygulanmasını sağlamak. Kurul kararlarını yüksekokula bağlı birimlere veya ilgili diğer birim veya kişilere iletmek.
  • Müdür, müdür yardımcısı, idari personel ve öğrencilere mevzuat hakkında bilgi vermek.
  • Yüksekokula gelen duyurulardan ilgilileri haberdar etmek.
  • Gerçekleştirme görevlisi olarak mali işleri yürütmek. Satın alma ve ihalelerle ilgili çalışmaların yapılmasını sağlamak, denetimi yapmak ve sonuçlandırmak,
  • Çalışma odaları ve dersliklerle ilgili araç-gereç ve diğer ihtiyaçların belirlenmesini ve temin edilmesini sağlamak,
  • Bütün demirbaş ve tüketim malzeme ve materyallerin temini ve kullanılmasına kadar geçen işleyişi yönetmek,
  • Yüksekokulda açılacak kitap sergileri, stantlar ile asılmak istenen afiş ve benzeri talepleri incelemek ve denetlemek,
  • Yüksekokulun stratejik planını, yıllık idari faaliyet raporlarını ve iç kontrol uyum eylem planını hazırlamak ve konuyla ilgili denetimin ilgili birimlere sunulmasını sağlamak,
  • Öğrenciler tarafından talep edilmesi halinde öğrenim belgesi düzenlemek,
  • Yüksekokul bina ve tesislerinin kullanılabilir durumda tutulmasını sağlamak; gerekli bakım ve onarım işlerini takip etmek, ısınma, aydınlatma, temizlik vb. hizmetlerin yürütülmesini sağlamak,
  • Çalışma ortamında iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili tedbirlerin alınması ve uygulanması konusunda gerekli uyarıları yapmak,
  • Tasarruf ilkelerine uygun hareket etmek,
  • Gerektiği zaman güvenlik önlemlerinin alınmasını sağlamak,
  • Bağlı olduğu süreç ile üst yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

İDARİ – MALİ İŞLER

AYNİYAT

  • Ayniyat ve ambara ilişkin bütün yazışmaları yürütür.
  • Satın alınan demirbaş ve tüketim malzemelerinin muayene raporlarını hazırlar ve malzemelerin ayniyatını keser.
  • Dayanıklı Taşınır Malları ve tüketim malzemelerini defter kayıtlarını tutar ve malzemeleri demirbaş olarak numaralandırır.
  • Ambara giren malzemelerin korunmasını sağlar ve ambarları sürekli olarak düzenli tutar.
  • Kullanılmak üzere ambardan çıkarılan malzemeler için senet düzenler ve ilgiliye imzalattıktan sonra teslim eder.
  • Ambardan malzeme çıkışı yapıldıktan sonra, bozulan malzemeler için tutanak hazırlayarak kayıttan düşmesi için gerekli işlemleri yapar.
  • Yıl sonunda senet karşılığında verilmiş bulunan demirbaş ve müstehlik malzemeler ile ambarda bulunan mevcut malzemenin sayımını yapar ve hazırlanan envanter cetvelini Sayıştay Başkanlığına gönderir.
  • Devir teslim esnasında kaybolan veya bulunmayan malzemenin ilgililere ödettirilmesi için gerekli işlemleri yapar.
  • Yüksekokulun bütün büro ve odalarına demirbaş çizelgelerinin asılmasını sağlar.
  • Yüksekokuldan ayrılan öğretim üyesi, öğretim görevlisi, araştırma görevlisi ve idari personelin ilişik kesme belgelerini imzalar.

TAHAKKUK

  • Satın alınan bütün malzemeler ve tüm harcırahlara (yolluk vb. katkıları ödeme) ait evrakları tahakkuk evrakına işler evrakı parafe eder, imzalatır.
  • Yüksekokulun bütün ödemelerini fasıllara göre elektronik ortamda kayıt edip, dosyasında muhafaza eder.
  • Bütçe ödenek durumunu takip eder istenildiğinde hesap cetveli çıkarır.
  • Yüksekokulun mali konularıyla ilgili her türlü yazışmaları yapar, tüm evrakları dosyalar ve muhafaza eder.
  • Tahakkuk memuru idari bakımdan yüksekokul sekreterine karşı sorumludur.
  • Mutemetlik, akademik ve idari personelin maaş bordrolarını hazırlar. Akademik personelin ek ders ücret formlarını ders ücretlerinden sorumlu müdür yardımcısı ve idari personelin fazla çalışma ücret bordrolarını yüksekokul sekreteriyle inceler, tanzimini sağlar,
  • Söz konusu ödemeler için gerekli prosedürü takip eder ilgililerin hesaplarına ücretlerinin havalesini sağlar.
  • Yurtiçi ve yurtdışı görevlendirilmeleri, tayin-terfi vb. gibi her türlü özlük haklarını personel işleriyle eş güdümlü olarak takip eder ve söz konusu durumlarla ilgili   olan ödeme veya kesintileri yapar.
  • Personelin icra, ikraz gibi kesintilere ilişkin hesapları tutar bu kesintiler ile ilgili işleri yapar, sonuçlandırır ve ilgili birimlere iletir.
  • Mutemet ve tahakkuk memuru idari bakımdan yüksekokul sekreterine karşı sorumludur.
  • Yüksekokul sekreterinin hizmet gereği, vereceği diğer görevleri de yerine getirir.

YAZI VE PERSONEL İŞLERİ

  • Rektörlük başta olmak üzere her türlü kurum kuruluş ve kişilerden Yüksekokula gelen ve Yüksekokuldan bu kurum kuruluş ve kişilere gönderilen yazıları kaydeder.
  • Kuruluş ya da şahıslardan gelen yazıları müdürlük makamına arz edilmek üzere yüksekokul sekreterine iletir.
  • İmzadan çıkan yazıların zamanında ilgililere ulaştırılmasını sağlamak üzere iç ve dış posta görevlisine verilmesini sağlar.
  • Gelen ve giden yazıların dosyalanmasını ve korunmasını sağlar.
  • İzin (yıllık, mazeret, sağlık) formlarının belirli esaslara göre hazırlar, gerekli kontrolleri yapar, takip eder, ilgili birimleri bilgilendirir.
  • Akademik ve idari personele ait özlük dosyasını tutar.
  • Görev süreleri sona eren akademik personelin görev süresi yenilemesine en az bir ay kala ilgili bölümlerle iletişim kurarak takibi sağlar ve rektörlük makamı ile gerekli yazışmaları yaparak görev sürelerini uzatır.
  • Akademik ve idari personeli görevlendirme onaylarını çıkarır, kontrolünü yapar ve takip eder.
  • Yüksekokul yardımcı hizmetler sınıfına ait personelin terfi, sicil, emeklilik vb. her türlü özlük işlerini yürütür.
  • Büronun kırtasiye ve diğer ihtiyaçlarını sağlayacak tedbirleri alır.
  • İdari bakımdan yüksekokul sekreterine karşı sorumludur.
  • Yüksekokul yönetim kurulu ve yüksekokul kurulundan çıkan tüm kararları yazar, öğrenci işlerini ilgilendiren tüm yazı ve yazışmaları ilgili birime teslim eder, yazıların eksik olup olmadığının kontrolünü sağlar, yüksekokul kurulundan çıkan karar gereği, programların açılması tekliflerini rektörlük makamına iletir, (YÖK tarafından açılması uygun görülen programları öğrenci işlerine bildirir.)
  • Yüksekokul sekreterinin hizmet gereği, vereceği diğer görevleri de yerine getirir.

ÖĞRENCİ İŞLERİ

  • Aşağıda maddeler halinde belirtilen tüm işlemleri, yürütmek, kontrol etmek ve yönetmekle sorumludur.
  • Güz-Bahar yarıyıllarında yapılacak olan ders tekliflerinin yazışmaları, kontrolü, lisansüstü öğrenci kontenjanlarının takibi, kontrolü ile ilgili işlemlerin yapılması,
  • Yüksekokul yönetim kurulunda öğrenci ile ilgili alınan tüm kararların yazışmaları ile takibi,
  • Yabancı uyruklu öğrencilerin tüm işlemleri, takibi, öğrenci belgesi verilmesi
  • Öğrenci durumlarının izlenmesi, öğrencinin mezuniyeti ile ilgili takibin yapılması
  • Öğrencilerinin azami sürelerinin takip edilmesi, programlar ile ilgili kayıt, danışman atamalarının yapılması,
  • Öğrencilerle ilgili her türlü yazışmayı, duyuru ve ilanları öğrencilere duyurulması,
  • Öğrencilerle ilgili olarak, (ders kayıt işleri, yurtiçi yurtdışı yatay geçişleri, istatistiksel çalışmalar, icmaller, burslar vb.) her türlü işlemleri yürütür ve yüksekokulda öğrenci işlerinden sorumlu müdür yardımcısı ve yüksekokul sekreterine bağlı olarak çalışır.
  • Öğrenci İşleri otomasyon sistemi çalışmalarını takip eder uygular, bölüm ve anabilim dalları ve öğrenci işleri daire başkanlığı ile eşgüdümlü olarak yürütür.
  • Öğrenci diploma işlemleri, askerlik işlemleri, geçici mezuniyet belgelerinin verilmesi ve öğrenci diploma kayıt defterlerinin tutulması, korunması, arşiv ile ilgili belgelerin saklanması, korunmasından sorumludur.
  • Yüksekokul sekreterinin hizmet gereği vereceği diğer görevleri de yerine getirir.


Yukarı